Accès à tous les services avec le contrat Infonet Pro : Premier mois à 3 € HT puis forfait à 99 € HT / mois avec 12 mois d'engagement
Services B2B d’analyse et d’information légale, juridique et financière réservés aux entreprises
Infonet est un service privé, commercial et non-officiel. Infonet est distinct et indépendant du Registre National du Commerce et des Sociétés, de l’INSEE, d’Infogreffe et des administrations publiques data.gouv.fr.
Publier les comptes annuels d’une entreprise sur Infogreffe représente une étape cruciale pour toute structure immatriculée au registre du commerce et des sociétés. Cette démarche, à la fois réglementaire et stratégique, contribue à renforcer la crédibilité financière et la transparence vis-à-vis des partenaires externes. Concrètement, le dépôt des comptes annuels permet aux tiers—banques, fournisseurs, investisseurs et clients—d’accéder à des informations fiables et à jour sur la santé économique de l’entreprise. Dans un contexte où la confiance et la visibilité sont des leviers déterminants pour décrocher un financement ou participer à un appel d’offres, la mise en ligne rapide et conforme des documents financiers se révèle indispensable.
En plus de répondre aux obligations légales, cette publication offre un avantage concurrentiel non négligeable. Lorsqu’un dirigeant maîtrise le processus complet, du montage des dossiers jusqu’à la télétransmission sécurisée, il minimise les risques de retard ou de rejet qui peuvent compromettre des opérations stratégiques. À l’heure où l’open data et la digitalisation des greffes progressent, Infogreffe propose un portail en constante évolution pour simplifier la vie des entreprises et réduire les coûts administratifs. Cet article se propose d’explorer en détail chaque phase de la procédure, en fournissant des conseils pratiques, des mises en garde sur les erreurs fréquentes, et un exemple concret de dépôt réussi pour illustrer les bonnes pratiques.
Nous aborderons d’abord le cadre légal qui impose le dépôt des comptes, puis nous détaillerons chaque étape, de la préparation du dossier à la mise en ligne effective, en passant par la sécurisation et la validation finale. Des statistiques récentes et des cas pratiques permettront de mesurer l’impact réel de ces démarches sur le fonctionnement quotidien des entreprises. Enfin, des recommandations seront formulées pour automatiser et optimiser le processus, anticiper les évolutions à venir et rester en conformité, tout en tirant pleinement parti des services offerts par Infogreffe.
Le dépôt des comptes annuels sur Infogreffe s’inscrit dans un ensemble de dispositions légales codifiées aux articles L. 123-12 à L. 123-24 du Code de commerce. Ces articles précisent non seulement les délais de dépôt—généralement dans le mois qui suit l’approbation par l’assemblée générale—mais aussi les sanctions encourues en cas de non-respect. En cas de retard, le dirigeant s’expose à des amendes administratives pouvant aller jusqu’à 1 500 € pour une première infraction et 3 000 € en cas de récidive, sans compter les pénalités légales de retard et le risque de radiation d’office du RCS.
La nature des obligations varie toutefois selon la forme juridique de l’entreprise : SARL, SA, SAS ou micro-entreprise. Les sociétés anonymes (SA) et les SARL de taille significative doivent déposer un rapport du commissaire aux comptes, tandis que les micro-entrepreneurs bénéficient d’un régime allégé, sans obligation d’annexe détaillée. Les récentes ordonnances et la transposition de la directive européenne sur le reporting financier ont par ailleurs introduit des allégements pour les TPE, tout en renforçant la transparence des comptes consolidés pour les groupes de taille moyenne.
Sur le plan stratégique, la publication des comptes vise à instaurer une relation de confiance avec les partenaires. Selon une étude INSEE de 2022, 78 % des banques déclarent consulter systématiquement Infogreffe avant d’accorder un crédit à une PME. Cette transparence financière permet d’accélérer les décisions de financement et de négocier plus favorablement les conditions de prêt.
Au-delà des enjeux bancaires, la mise en ligne des comptes contribue à la réputation numérique de l’entreprise. Grâce à une indexation régulière par les moteurs de recherche, la présence sur Infogreffe peut valoriser l’image de marque. Les statistiques officielles indiquent qu’en 2023, 92 % des sociétés ont déposé leurs documents dans les délais, et environ 65 % de ces dépôts se sont effectués en ligne, démontrant un basculement massif vers le digital et la confiance accordée à la plateforme.
La première phase consiste à rassembler les états financiers obligatoires : le bilan, le compte de résultat et les annexes légales. Ces documents, établis conformément au plan comptable général, doivent offrir une vision fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat de l’entreprise. Selon la taille et la forme juridique, des rapports complémentaires peuvent être exigés, notamment le rapport de gestion du dirigeant ou le rapport du commissaire aux comptes pour les sociétés soumises à cet audit externe.
Le choix du référentiel comptable est également déterminant : certaines sociétés cotées optent pour les normes IFRS, plus volontaristes en matière de transparence, tandis que la majorité des PME s’en tient aux normes CRC françaises. Le dirigeant doit décider s’il dépose un dossier « complet » ou un « dossier simplifié »—option réservée aux petites structures de moins de 8 salariés et à chiffre d’affaires limité—ce qui peut alléger la présentation des annexes.
Avant toute télétransmission, il est essentiel de valider en interne l’ensemble des pièces justificatives. La convocation de l’assemblée générale et le procès-verbal d’approbation des comptes forment le socle juridique de cette démarche. Sans ce document, le greffe ne pourra pas enregistrer le dépôt. Par ailleurs, l’attestation de dépôt sur support numérique, conforme aux exigences PDF/A avec signature électronique, garantit la pérennité et l’authenticité des fichiers transmis.
Pour éviter tout rejet, une check-list rigoureuse s’impose. Les erreurs de totaux, l’absence de signatures sur les PV ou la numérotation incorrecte des pages figurent parmi les motifs de refus les plus courants. Il convient donc de relire attentivement chaque document, de vérifier la cohérence des montants et de s’assurer que les numéros SIREN/SIRET figurent sur chaque page.
L’accès à Infogreffe nécessite une immatriculation préalable au RCS et la disponibilité des identifiants SIREN/SIRET de la société. Toute personne mandatée pour déposer les comptes doit disposer d’un compte utilisateur, créé ou mis à jour avec une adresse mail professionnelle. La procédure d’activation inclut la réception d’un lien de validation par courriel et la saisie d’un code d’authentification à six chiffres.
Pour déléguer cette mission à un tiers, tel qu’un expert-comptable ou un avocat, il faudra formaliser un mandat. Ce document, annexé au compte Infogreffe, précise la portée du mandat et la durée de la délégation. Il est recommandé de conserver une trace écrite de cette délégation afin de prévenir tout litige ultérieur.
Une fois authentifié, l’utilisateur doit paramétrer le dossier de dépôt en sélectionnant l’exercice concerné et en confirmant la forme juridique de la société. Cette étape permet au système de vérifier automatiquement la conformité des pièces à transmettre. Le téléchargement des documents s’effectue ensuite, en respectant la nomenclature Infogreffe, le format PDF/A et une taille maximale généralement fixée à 10 Mo par fichier.
La plateforme requiert également la saisie de la synthèse financière : chiffre d’affaires, résultat net, capitaux propres, et effectif moyen. Ces informations sont extraites automatiquement du bilan, mais l’utilisateur doit confirmer leur exactitude avant de procéder à la télétransmission.
Deux modes de dépôt sont disponibles : le mode « direct » sur Infogreffe ou le passage par un guichet électronique partenaire (MonPortailAutoEntrepreneur, E-Dépôt). En choisissant le dépôt direct, l’entreprise bénéficie d’une interface intégrée et d’un suivi instantané du dossier. Les téléservices tiers proposent souvent un accompagnement personnalisé, mais à un coût additionnel, qui peut varier entre 50 et 200 € selon le prestataire. Le choix dépendra de la complexité des comptes et de l’expertise interne disponible.
Le principal avantage du dépôt direct réside dans la réactivité : les erreurs sont identifiées immédiatement et peuvent être corrigées sans délai. À l’inverse, un guichet tiers peut retarder la procédure, mais offre un support en cas de blocage technique ou de difficultés administratives.
La signature électronique constitue une exigence légale pour garantir l’intégrité et l’authenticité des documents. Infogreffe reconnaît les certificats eIDAS et RGS, offrant une preuve juridique équivalente à la signature manuscrite. Pour importer un certificat e-ID, l’utilisateur suit un tutoriel pas à pas : installation du certificat sur son poste, association au compte Infogreffe, puis apposition de la signature sur chaque document PDF/A.
Cette étape nécessite une attention particulière : un certificat expiré ou mal configuré entraînera un rejet systématique du dossier. Il est conseillé de tester la signature sur un document pilote avant le dépôt définitif pour s’assurer de sa validité.
Une fois les documents signés et téléchargés, la dernière phase consiste à valider définitivement le dépôt et à régler les droits dus. Le barème eBarème détermine le montant à payer en fonction du capital social ou du chiffre d’affaires, avec une exonération partielle possible pour les très petites entreprises. Le calcul est automatisé par la plateforme, qui affiche le montant exact avant de confirmer le paiement.
Les moyens de paiement disponibles incluent la carte bancaire, le virement immédiat et le prélèvement SEPA. Le choix de la carte bancaire permet une finalisation rapide, tandis que le prélèvement est préférable pour les sociétés déjà familières avec cette modalité et visant à limiter les opérations manuelles.
Après validation, l’utilisateur reçoit un accusé de réception électronique émis par le greffe. Ce document récapitule la date et l’heure du dépôt, le numéro de dossier et la signature du greffe. Conformément à la réglementation, la mise en ligne effective des comptes intervient généralement sous 24 à 48 heures ouvrées.
Ce délai peut varier lors des périodes de forte affluence, notamment en avril et mai, où de nombreuses sociétés clôturent leur exercice. Il est donc recommandé d’anticiper le dépôt pour éviter tout retard lié au volume de travail du greffe.
En cas d’anomalie ou de refus, Infogreffe envoie une notification détaillant le motif du rejet (champ manquant, document illisible, erreur de format). La procédure de rectification permet de déposer un dossier complémentaire ou corrigé dans les jours qui suivent. Il convient de respecter une nouvelle fois la check-list interne pour garantir le succès du deuxième dépôt.
À titre d’exemple, un document illisible dû à une mauvaise résolution PDF peut entraîner un rejet automatique. La correction implique alors une nouvelle signature électronique et, parfois, le règlement de frais supplémentaires—jusqu’à 20 € par dépôt complémentaire selon la taille du dossier.
Une fois publiés, les comptes restent accessibles sur Infogreffe pendant toute la durée de vie de l’entreprise. Les tiers peuvent demander un extrait à l’unité ou opter pour un abonnement de surveillance afin de recevoir automatiquement les mises à jour des comptes d’une société ciblée. Cette veille facilite le suivi concurrentiel et la gestion des risques fournisseurs.
Pour les entreprises disposant d’ERP modernes, l’intégration via l’API Infogreffe permet de synchroniser automatiquement les états financiers avec les systèmes internes. Résultat : une traçabilité accrue et une réduction notable des tâches manuelles de contrôle et de suivi.
Le dirigeant demeure légalement responsable du dépôt des comptes. En cas de manquement, il s’expose à des sanctions pénales et à des amendes pouvant peser lourdement sur la trésorerie. L’expert-comptable, quant à lui, doit veiller au respect de la lettre de mission et fournir une attestation de dépôt pour protéger sa responsabilité professionnelle.
La mise en place d’un protocole de délégation, formalisé dans une lettre de mission, garantit une répartition claire des tâches et des responsabilités. Cette pratique s’avère particulièrement utile lorsqu’il s’agit de sociétés de taille intermédiaire, où plusieurs collaborateurs peuvent intervenir sur la même séquence de dépôt.
Outre les amendes, le non-dépôt ou le dépôt tardif peuvent rendre irrecevable certaines démarches, comme la candidature à un appel d’offres ou la demande de subvention publique. Le retard de mise en ligne fragilise la participation aux marchés publics et peut entraîner la radiation d’office du RCS, conformément à l’article R123-237 du Code de commerce.
En pratique, une société radiée perd son statut juridique et doit procéder à une nouvelle immatriculation pour poursuivre ses activités, avec tous les coûts administratifs et juridiques que cela implique. La prévention de ces sanctions passe par une planification rigoureuse des échéances.
Lorsque l’entreprise estime qu’une décision du greffe est injustifiée—délai non respecté pour la mise en ligne, erreur de publication—elle peut engager un recours gracieux auprès du greffe, puis, le cas échéant, un recours contentieux devant le tribunal de commerce. La jurisprudence recense des décisions favorables aux entreprises, notamment lorsque le greffe a imputé indûment les délais de traitement à la qualité du dépôt.
Pour constituer un dossier solide, il est essentiel de documenter chaque étape du dépôt : captures d’écran du processus, accusés de réception et échanges avec le greffe. Ces pièces permettent de démontrer la bonne foi et la diligence de l’entreprise.
L’automatisation du flux comptable vers Infogreffe via des connecteurs standards (Sage, Cegid, Divalto) réduit les tâches répétitives et limite les erreurs de saisie. Dans une PME de 50 salariés, l’intégration ERP a permis de gagner en moyenne 40 % de temps sur le processus annuel de dépôt des comptes.
Le paramétrage initial exige une collaboration étroite entre le service comptable et l’éditeur de l’ERP, mais une fois réalisé, il offre une véritable sérénité : les états financiers sont exportés automatiquement au format legal-document, prêts à être signés et télétransmis.
Pour ne pas se laisser surprendre par les échéances, la mise en place d’un tableau de bord annuel est indispensable. Ce planning liste les dates limites, désigne les responsables et suit le statut de chaque tâche. Il peut être partagé dans un outil de gestion de projet (Trello, Asana) ou intégré dans le calendrier Outlook.
L’ajout d’alertes automatisées—rappels par mail ou notifications dans Slack—renforce la rigueur et permet d’anticiper les points de blocage. En multipliant les points de vigilance, l’entreprise réduit significativement les risques de dépôt tardif.
Lorsque l’expertise interne est insuffisante, faire appel à un prestataire spécialisé en dépôt de comptes peut s’avérer judicieux. Les critères de choix incluent l’expérience juridique, la réactivité du service après-vente, et la clarté des modes de facturation.
Sur le marché, on distingue trois grandes offres : les cabinets d’expertise comptable proposant un forfait global, les plateformes en ligne à la carte, et les avocats spécialisés en droit des affaires. Chacun présente des avantages : prix compétitif, accompagnement personnalisé ou sécurité juridique renforcée.
TechSolutions est une SARL de conseil en systèmes d’information, créée en 2018, qui compte 15 collaborateurs et réalise un chiffre d’affaires annuel de 1,2 M€. L’entreprise souhaite renforcer sa capacité d’investissement pour développer une nouvelle plateforme Cloud et postuler à des marchés publics de grande envergure.
Pour y parvenir, la direction a anticipé la publication des comptes 2023 afin de solliciter une ligne de crédit de 300 000 € auprès d’un pool bancaire. Cette échéance a dicté la planification de chaque étape du dépôt sur Infogreffe.
Le processus a débuté par une réunion de validation interne, réunissant le dirigeant, l’expert-comptable et le juriste. La convocation de l’AG a été envoyée début avril, puis les comptes ont été approuvés le 15 avril. Les fichiers ont ensuite été convertis en PDF/A et signés électroniquement à l’aide d’un certificat eIDAS.
Lors de la télétransmission sur Infogreffe, une erreur de nomenclature a provoqué un rejet partiel du dossier. L’équipe a immédiatement corrigé le nommage du fichier d’annexe et relancé un second dépôt, validé en moins de deux heures. Cette réactivité a permis d’éviter un retard significatif.
Au total, le dépôt a mobilisé l’équivalent de deux journées de travail, incluant la validation du contenu, la signature électronique et la correction de l’anomalie. Les frais de dépôt se sont élevès à 210 €, et la mise en ligne est intervenue 36 heures après le dépôt initial. La ligne de crédit a été obtenue une semaine plus tard, conformément aux prévisions.
Parmi les leviers d’amélioration pour la prochaine échéance, TechSolutions prévoit d’intégrer directement les états financiers de son ERP dans Infogreffe et de renforcer les tests de conformité des fichiers avant la phase de signature. Une check-list automatisée sera également déployée pour éviter tout oubli.
Infogreffe prépare une refonte de son interface utilisateur pour 2025, visant une navigation plus intuitive et une réduction des temps de chargement. Le portail intègrera également des modules de chatbots d’aide instantanée, capables de répondre aux questions juridiques courantes et de guider pas à pas dans la procédure de dépôt.
Parallèlement, l’ouverture progressive des données financières via l’open data permettra aux sociétés de disposer de flux API enrichis, facilitant l’analyse comparative et la veille concurrentielle. Ces fonctionnalités offriront un véritable saut qualitatif pour les services financiers internes des entreprises.
À l’étude, l’utilisation de la blockchain pour la preuve de dépôt promet d’augmenter la sécurité et l’immutabilité des comptes. Des expérimentations menées en 2023 ont démontré la faisabilité technique d’horodater chaque dépôt sur un registre distribué, garantissant une empreinte numérique inviolable.
Sur le plan juridique, les enjeux restent la reconnaissance de la chaîne de blocs comme preuve à part entière et le respect des dispositions RGPD relatives à la conservation des données personnelles associées aux documents financiers.
Pour tirer parti de ces évolutions, il est impératif de maintenir une veille réglementaire et technique. Participer aux groupes utilisateurs Infogreffe et aux webinars organisés par les greffes locaux permet d’anticiper les changements et d’ajuster son organisation en amont.
Enfin, adopter progressivement les nouveautés par vagues pilotes, en testant d’abord sur un périmètre restreint, garantit une montée en compétence maîtrisée. Cette approche itérative limite les risques d’interruption d’activité et favorise une appropriation durable des nouveaux outils.
